Oráculo da Jotanunes reduz em até 90% o tempo de busca por procedimentos nas obras

As equipes das obras e do escritório central enfrentavam dificuldades para localizar procedimentos, manuais e documentos técnicos essenciais no SharePoint, que é a plataforma de armazenamento das informações utilizada na empresa. Encarregados e gestores perdiam tempo tentando encontrar informações básicas, e novos colaboradores nem sempre sabiam se existia um procedimento oficial para responder às suas dúvidas. Essa falta de acesso rápido e claro gerava atrasos, decisões não padronizadas e retrabalhos, além de sobrecarregar o setor de Qualidade e Inovação com dúvidas recorrentes. A ausência de uma ferramenta prática e centralizada comprometia a agilidade e a conformidade das decisões. A partir desse cenário, surgiu a necessidade de uma solução acessível e inteligente que disponibilizasse o conhecimento da empresa de forma rápida e estruturada. Assim nasceu o Oráculo da Jotanunes, um assistente virtual com inteligência artificial capaz de responder perguntas em linguagem natural, diretamente pelo Microsoft Teams, com base em todo o acervo técnico e normativo da empresa.

Após identificar as dificuldades no acesso à informação técnica nas obras e no escritório, a equipe de Inovação iniciou uma busca por soluções que tornassem os procedimentos mais acessíveis e fáceis de consultar. A escolha recaiu sobre o Microsoft Copilot Studio por já estar integrado ao ambiente Microsoft 365 da empresa e permitir a criação de agentes personalizados com linguagem natural. Em parceria com o setor de TI, iniciou-se o mapeamento dos principais documentos normativos (PCTs, PQOs, formulários, instruções) e a organização da base no SharePoint. O desenvolvimento foi colaborativo: a Inovação ficou responsável pela curadoria do conteúdo técnico e pela definição da forma como o Oráculo deveria responder às perguntas, enquanto o time de TI conduziu a arquitetura técnica e as integrações com o Teams. Durante o piloto, conduzido na obra Estrela do Mar e no Escritório Central, foram realizados testes com usuários-chave para validar as respostas da IA, ajustar comportamentos e levantar melhorias.

O projeto foi executado em cinco etapas: (1) Mapeamento e curadoria dos principais documentos normativos e procedimentos internos (PES, Manuais, formulários, etc.); (2) Organização da base documental no SharePoint; (3) Desenvolvimento do agente inteligente com o Microsoft Copilot Studio, treinado para compreender linguagem natural; (4) Integração com Microsoft Teams, tornando o Oráculo acessível diretamente aos colaboradores; e (5) Testes em campo com usuários das obras e do escritório central. Para mensurar o impacto na produtividade, foi realizado um teste prático: colaboradores foram instruídos a localizar informações específicas utilizando o método tradicional (pastas no sharepoint) e, em seguida, utilizando o Oráculo. O tempo de resposta caiu significativamente, com reduções que chegaram a 90% em algumas buscas. Os resultados demonstraram ganho expressivo na agilidade da tomada de decisão e apontaram o potencial da solução como ferramenta estratégica.

A implantação do Oráculo reduziu em até 90% o tempo de busca por procedimentos técnicos, eliminando dúvidas recorrentes e agilizando decisões em campo e no escritório. O tempo antes gasto procurando documentos foi convertido em execução. A solução reorganizou o fluxo de trabalho, reduziu interrupções e promoveu uma cultura de consulta técnica proativa, elevando a autonomia, o alinhamento entre áreas e a eficiência na condução das atividades nas obras.

Durante o piloto, o tempo médio para localizar um procedimento caiu de 5 minutos para apenas 30 segundos, representando uma redução de 90%. Com uma média de 4 buscas diárias por profissional, estima-se uma economia de 20 minutos por dia. Para uma equipe padrão de 10 colaboradores técnico-administrativos, com salário médio de R$ 4.000, isso equivale a 73 horas otimizadas por mês ou R$ 1.320,00 mensais em tempo reaproveitado.

Além da economia de tempo, a redução nas dúvidas recorrentes direcionadas aos setores de apoio proporcionou maior fluidez nas rotinas e permitiu que essas equipes se concentrassem em demandas mais críticas da obra. Com o acesso rápido e claro às informações, as decisões passaram a ser tomadas com mais agilidade, o que refletiu diretamente no avanço dos serviços e no aumento da produtividade do time como um todo.

A implantação do Oráculo reduziu de forma expressiva o tempo entre a identificação de dúvidas e a execução das atividades, especialmente no subsistema de qualidade. O acesso imediato às orientações técnicas eliminou esperas por retorno de setores internos, permitindo decisões mais ágeis, alinhadas e com maior segurança técnica, fortalecendo a conformidade e o cumprimento dos prazos desses subsistemas.

A utilização do Oráculo contribuiu para acelerar a tomada de decisões técnicas no dia a dia da obra, eliminando atrasos causados por dúvidas operacionais e dificuldade de acesso à informação. Com respostas rápidas e padronizadas, a equipe passou a atuar com mais agilidade, reduzindo paradas, retrabalhos e gargalos que impactavam o ritmo da produção. Isso favoreceu o andamento das frentes e ajudou a manter o cronograma sob controle.

Não houve redução direta no quadro de colaboradores, mas a implantação do Oráculo resultou em melhor aproveitamento da equipe existente. Profissionais passaram a dedicar mais tempo à execução e menos à resolução de dúvidas recorrentes ou buscas manuais por procedimentos. Houve também uma queda significativa no volume de questionamentos direcionados aos setores de apoio, como Qualidade e Inovação, permitindo que esses times focassem em atividades de maior valor agregado.

Melhoria na rastreabilidade documental, segurança técnica das decisões, redução de deslocamentos físicos para consulta de documentos e potencial uso futuro em treinamentos de colaboradores, promovendo cultura digital e acessível.

A equipe passou a tomar decisões com mais segurança por ter acesso rápido aos procedimentos oficiais. O Oráculo aumentou a confiança nos processos da empresa e reduziu dúvidas operacionais recorrentes, o que trouxe mais agilidade, autonomia e alinhamento entre os times de obra e escritório.

Todas as obras da construtora com acesso à infraestrutura Microsoft 365.

Manter a base documental atualizada, controlar permissões de acesso e realizar treinamentos sobre uso do Oráculo.

Para ampliar os ganhos obtidos com o Oráculo, é essencial expandir continuamente a base de conhecimento com procedimentos claros, completos e atualizados. A precisão das respostas da IA depende diretamente da qualidade das informações disponíveis. Por isso, fortalecer a cultura interna de procedimentar rotinas e manter os documentos atualizados é uma das principais lições aprendidas para garantir a evolução contínua da solução.

https://jotanunes.com/

https://vimeo.com/1123191548?share=copy