SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS MELHORA A PRODUTIVIDADE DA OBRA E REDUZ EM 45% OS CUSTOS COM IMPRESSÕES

Um dos fatores mais importantes para a implantação de um novo sistema foi a questão do gap de tempo entre as solicitações de impressões dos projetos e seu efetivo recebimento na obra. Os projetos de execução eram analisados pela equipe de arquitetura e liberados através de um gerenciador eletrônico de arquivos. Essa equipe era responsável por solicitar 3 cópias de cada projeto à copiadora para serem utilizados na obra. Sendo assim, o lead time da impressão de projetos girava em torno de 10 a 15 dias. Além disso, notou-se a necessidade de reduzir a quantidade de projetos impressos, que podia chegar, em média, a 312 folhas por mês em um empreendimento de 30 pavimentos. Como a análise de vigência destes projetos só era feita no escritório de engenharia por um membro do corpo administrativo da obra, o processo poderia causar falhas de comunicação e erros de execução. Ou seja, além de buscar um processo mais sustentável e de menor custo, o objetivo da busca por um novo sistema de gerenciamento de projetos foi melhorar a disponibilidade de informação para todos, isto é, equalizar a informação no canteiro de obra, já que existia o risco de utilização de projetos obsoletos em campo.

Na busca por diminuir custos e aumentar a produtividade no canteiro foi identificado o software ConstruCode, que realiza a gestão de projetos de forma a aumentar a autonomia da obra. A primeira obra teste foi o La Reserve. Nesta obra foram identificados alguns problemas no sistema que poderiam ser ajustados , como: Aumento da velocidade do processo de upload dos projetos; A lista mestra não ordenável pela informação de prancha do documento; Melhoria na efetividade do posicionador de QR-Code da prancha; Visualização de documentos em mais extensões no site e no aplicativo, além do PDF e arquivos de imagem; Melhoria de usabilidade e performance na gestão do padrão de nomenclatura; Apesar dos pontos de melhorias apontados, a empresa ConstruCode se mostrou aberta para fazer as alterações no sistema para que ele atendesse a empresa de forma íntegra. Foram aproximadamente 06 meses de desenvolvimento junto ao fornecedor envolvendo vários alinhamentos, reuniões e treinamento de capacitação de equipes. A Patrimar elaborou uma nomenclatura padrão para todas as tipologias de projeto e a equipe do ConstruCode atualizou seu sistema envolvendo todas as demandas apontadas.

O ConstruCode tem o intuito de automatizar o processo de gestão, facilitando o contato entre canteiro de obra, projetistas e escritório. Com a leitura do QR-Code é possível realizar o acesso ao projeto de forma on-line, minimizando o tempo de busca e disponibilizando a informação para todos. Para isso, em todos os pavimentos e áreas comuns foram disponibilizadas etiquetas com os QR-Codes que dão acesso direto aos projetos. Para automatização do controle de revisões, em todas as pranchas impressas há um QR-Code que informa se o projeto está ou não na revisão correta. Além disso, cada usuário pode verificar no aplicativo se as pranchas sob a sua responsabilidade estão vigentes. Para medir os ganhos de produtividade e diminuição de custos com a mudança de metodologia, foram comparadas três obras em fase de estrutura que contêm similaridades no processo de construção, sendo o Duo sem o ConstruCode, High Line implantado com 27,48% da obra produzida e o Unique 13,73%. Entre os dados analisados estão: o número de revisões e emissão de projetos, quantidade de impressões realizadas por obra/escritório e custo com impressão.

- Diminuição de 67% tempo de liberação e entrega do projeto em obra. O processo que era responsabilidade do setor de arquitetura passa a ser da obra. Então, o tempo entre liberação, solicitação de cópias e entrega passa de 15 dias para 5 dias, que é o tempo solicitado pela copiadora. - Acessibilidade e segurança da informação: Com os QR-Codes espalhados pelo canteiro, não é necessário aguardar que algum membro do administrativo disponibilize o projeto para consulta, pois todos os projetos liberados podem ser acessados por qualquer colaborador no pavimento que está sendo executado o serviço.

- A autonomia da solicitação de impressos pela obra e a disponibilização dos projetos por QR-Code nos andares gerou a redução da quantidade de cópias e, consequentemente, do custo. Analisando o avanço de obra no momento de implantação do sistema, High Line (27,48%) e Unique (13,73%), e comparando o controle de impressos x atualizações de projetos dessas obras, observa-se que houve uma redução de 28% com relação ao número de cópias, mesmo com um maior número de atualizações de projeto (14%). No cenário comparativo entre as obras Unique e Duo, ou seja, uma obra com ConstruCode e uma obra sem o sistema, temos uma redução de 62% em relação a quantidade de impressos, reduzindo em 45% o custo com impressões. - Com o novo sistema, foi possível evitar prováveis erros de execução e retrabalho provenientes de falha de comunicação e leitura de projetos obsoletos, sendo possível assim economizar materiais, tempo de mão de obra e seus custos.

A redução de prazo mais significativa com a implantação do sistema digital é o tempo entrega do projeto em obra que representa uma 67% do tempo estimado de entrega anterior.

O custo com o retrabalho e consequentemente o prazo final de obra ainda não pôde ser mensurado pois após a implantação do sistema não houve a finalização de nenhuma obra. Mas, levando em conta a diminuição de erros e serviços refeitos, estima-se que a obra será finalizada dentro do cronograma previsto, sem atrasos na entrega.

Os impactos estão voltados para a capacitação de projetistas envolvidos que, nas próximas obras, iniciam o lançamento do projeto via sistema para aprovação da arquitetura interna da empresa. Houve a contratação temporária de um estagiário para construção da nomenclatura no sistema e implantação dos empreendimentos no software, uma vez que a empresa optou por implementar o sistema em obras que já estavam em andamento. Após a implementação do sistema houve a redução de um estagiário que era responsável por gerenciar o controle de impressos no escritório.

Foram considerados para a métrica de sustentabilidade a quantidade de impressões de cada obra utilizando a gramatura do papel padrão de 75 g. Estima-se que houve redução de consumos de recursos naturais e geração de resíduos de 62% comparando a obra Duo com o Unique e 47% em relação ao Duo com o High Line.

Existem diversos benefícios: Redução nos erros de execução devido ao maior controle de versão dos projetos no campo e disponibilidade das informações; Melhoria na comunicação entre a equipe de campo e equipe de escritório; Maior agilidade na liberação de projetos para a obra; Mais tecnologia no canteiro de obras, promovendo maior inclusão a todos os colaboradores que precisam visualizar os projetos em campo.

É importante manter o padrão de nomenclatura do arquivo, pois ele é responsável por realizar a distribuição, de forma automática, dos arquivos por pavimento no sistema. Por isso, deve-se realizar a capacitação e monitoramento das atividades dos responsáveis pelo upload dos projetos e na contratação dos projetistas terceirizados, ressaltar o padrão de nomenclatura que deve ser seguido, evitando trabalhos manuais. Sobre a equipe de produção, seja ela mão de obra própria ou terceirizada, é importante o treinamento e acompanhamento para a utilização do sistema.

O maior desafio é eliminar o tempo de upload de projetos e descrição dos arquivos que é feita manualmente no sistema. Todos os projetos são enviados por e-mail e analisados pelo time de arquitetura. Após a aprovação, este projeto é inserido no ConstruCode e liberado para as obras internamente. Para melhorar ainda mais o processo, essa demanda será de responsabilidade do próprio projetista, que irá inserir o projeto no sistema, que será analisado internamente e liberado para a obra. Desta forma, o tempo de inserir o projeto por parte da Patrimar será eliminado, trazendo mais produtividade.