PROGRAMA DE LIBERAÇÃO DE FERRAMENTAS E EQUIPAMENTOS DIMINUI ATÉ 83% NO TEMPO DE ESPERA DO COLABORADOR

A edificação foi construída na Barra dos Coqueiros, uma região litorânea em desenvolvimento, com 30.407 habitantes. Para a construção foram utilizados 800 profissionais e 25% do efetivo demandavam a utilização de equipamentos diários, como: furadeira, martelete SDS, lixadeira, serra mármore, marreta e talhadeira. A distribuição dos equipamentos era realizada de forma manual, com preenchimento de fichas impressas, ocasionando alto tempo de espera e baixa produtividade. No procedimento usado anteriormente, o colaborador se dirigia ao almoxarifado portando o crachá de identificação e retirava o equipamento desejado. O almoxarife recolhia o crachá, anotava a matrícula em uma planilha impressa e entregava o equipamento, que ao final do dia era devolvido e realizada a baixa na planilha impressa. Esse método colaborava com a baixa produtividade, pois cada colaborador tinha um tempo médio de espera que variava de 30 segundos a 04 minutos, impactando significativamente principalmente os últimos da fila, tempo em que os colaboradores estariam no posto de serviço produzindo a meta diária.

Com o avanço tecnológico dos métodos construtivos, a execução das obras tornou-se mais rápida, com o controle de produtividade explorando ao máximo as habilidades e características dos colaboradores. Esse processo de otimização tem se mostrado eficiente. Entretanto, a utilização de equipamentos de uso pessoal ainda é necessária, bem como o controle desses equipamentos liberados pelo almoxarifado. Ao analisar o burocrático processo de entrega de equipamentos, o engenheiro, junto com a equipe técnica decidiu criar uma planilha no Excel com a utilização de VBA (linguagem de programação aplicada às planilhas) para controlar a liberação de equipamentos pelo almoxarife. Para o desenvolvimento do projeto, cada equipamento foi numerado e cadastrado na planilha, junto com a matrícula de cada colaborador. Além disso, informações referentes à data e ao responsável pela entrega ou devolução também foram inseridas no sistema.

Esse cadastro já ampliou a gestão dos equipamentos, uma vez que diariamente pode-se observar e medir a demanda de cada equipamento, otimizando os mais utilizados, além de planejar as manutenções preventivas, integrando neste projeto o setor de equipamentos. Porém, a gestão com o preenchimento manual da planilha ainda demandava um tempo do almoxarife, formando filas e impactando na produtividade da obra. Como melhoria foi sugerida a utilização de código de barras no capacete de cada colaborador e em cada equipamento, sendo gerado no próprio Excel e impresso em adesivos. Um leitor foi adquirido e configurado para ler e registrar na planilha com VBA, automatizando todo o processo de liberação de equipamentos. Para medir a produtividade, foi observado e calculado o tempo de espera de cada colaborador com o novo sistema em comparação com o anterior. Essa informação é registrada no sistema, já que é tudo computadorizado automaticamente.

Com a entrega manual e preenchimento de planilha impressa, cada colaborador esperava entre 30 segundos e 04 minutos para receber o seu equipamento. Em uma obra com o efetivo de 800 pessoas, considerando o tempo médio de 01 minuto e 25% do efetivo na fila de espera, eram necessários 200 minutos ou 3 horas e 33 minutos para que o último colaborador recebesse o seu equipamento. Esse tempo de ociosidade prejudicava a produtividade. Entretanto, com a utilização do sistema de liberação, o tempo de espera passou a ser de 10 a 30 segundos. Totalizando 34 minutos de espera para o último colaborador.

A implantação do sistema trouxe a redução do pagamento de hora ociosa ao colaborador, visto que este produzirá mais ao passar mais tempo em seu posto de trabalho. Isso colabora com o avanço da obra e com a redução do prazo de entrega, pois a produção de cada 60 minutos a mais por dia é considerável para o planejamento de obras. Em valores, a hora do colaborador, sem encargos, custa em média R$ 7,81. Em uma espera de 200 minutos, são cerca de R$ 26,00 gastos em horas ociosas com último colaborador da fila, sem retorno produtivo desse valor, já que o colaborador estaria aguardando o seu equipamento. Com a utilização do sistema e a consequente redução de tempo na fila, o valor passa a ser R$ 2,48 de hora ociosa. Uma redução de 90,4% ou R$ 23,52/dia/colaborador. Essa redução poderá ser revertida em produção para o colaborador, mediante a sua produtividade e alcance das metas.

A demanda do almoxarife é reduzida, podendo concentrar-se em áreas de maior atenção como o controle de estoque, pois a ferramenta torna obsoleta a utilização de fichas. O sistema também reduziu o arquivo físico, disponibilizando espaços no almoxarifado. O controle é registrado em planilha Excel e gerenciado pelo engenheiro através de softwares de compartilhamento, como o OneDrive.

Ao aumentar a produtividade dos colaboradores, o tempo de execução de obra é reduzido em 10%, devido a otimização de tarefas, já que o planejamento de obra passa a considerar um tempo de ociosidade menor, impactando também no prazo de entrega, satisfazendo o cliente que comprou o imóvel e adquirindo solidez no mercado imobiliário.

O aumento da produção de cada colaborador viabiliza a redução do efetivo, diminuindo custos e potencializando o trabalho dos colaboradores através de incentivos financeiros ao se atingir metas mensais. Consequentemente, também contribui para a rápida execução dos serviços, conservando o mesmo padrão de qualidade.

O sistema, com a utilização do código de barras no capacete, colabora para segurança do trabalho, uma vez que o colaborador depende do capacete para ter acesso a ferramentas e por isso vai estar sempre usando-o e mantendo-o em perfeitas condições, reduzindo o risco de acidentes. A segurança do colaborador também será preservada com a manutenção dos equipamentos que, através do sistema, podem ter o uso gerenciado e a manutenção preventiva planejada. A equipe de segurança do trabalho também pode monitorar pelo sistema se o colaborador está treinado para utilizar o equipamento retirado.

A implantação do sistema beneficia diretamente o almoxarife e os colaboradores da obra com a redução do tempo de espera, mas também beneficia a segurança do trabalho com a gestão dos treinamentos para utilização dos equipamentos. Além disso, contribui com o meio ambiente com a redução de impressão e tinta, diminuindo a emissão de CO2. Consequentemente, o setor de arquivo obteve redução dos documentos para arquivar. Facilitou também o trabalho do engenheiro da obra, que gerencia a necessidade de locação ou empréstimo de equipamentos e do setor de equipamentos que planeja suas manutenções.

É necessária a integração de alguns setores da empresa para entender o impacto que vai causar a cada um, devendo o sistema ser ajustado para atender a demanda da empresa. A configuração do sistema através de VBA é de extrema importância para que a leitura seja correta e não haja divergência no controle. Os colaboradores devem ser instruídos do procedimento de retirada e devolução de equipamentos, bem como o almoxarife sobre a gestão do sistema e controle de equipamentos.

O sistema colabora com a modernização da engenharia e as melhorias são agregadoras, como a substituição do código de barras pelo QRCode, com a substituição também do leitor. Outra melhoria é o controle de equipamentos através do POWER BI, com dashboard indicando os equipamentos que necessitam passar por manutenção, os mais utilizados, o colaborador que mais utiliza e o treinamento do colaborador para utilizar o equipamento. Esse sistema também pode ser utilizado para gestão de entrega de EPIs, desenvolvendo uma forma para a assinatura das fichas de EPIs pelos colaboradores de obras.